Voyage scolaire, la to do list du professeur encadrant

Organiser un voyage scolaire n’a jamais été aussi simple. Pour vous aider à vous organiser au mieux nous avons listé pour vous l’ensemble des éléments à ne pas oublier et quelques petites astuces qui vous feront gagner du temps sur place. Cette to do list du professeur encadrant est une source d’informations utiles pour tous ceux qui s’embarquent dans la merveilleuse aventure du voyage scolaire !

1. Les documents administratifs indispensables à l'organisation de votre sortie pédagogique

• Fiches d’autorisation de sortie signées par le représentant légal de chaque participant mineur
• Fiches sanitaires complètes, ordonnances en cas de traitement et PAI
• Copies des cartes d’identité de tous les participants
• Attestation d’assurance de responsabilité civiles de tous les participants

Pour les encadrants, pensez à bien vous munir de ces documents et d’emporter avec vous votre carte vitale, carte de mutuelle et carte européenne de santé.

L’astuce : en cas de perte, de vol, ou d’oubli, laissez une copie de ces pièces d’identité à une personne de confiance. Elle pourra vous la faire parvenir rapidement par mail si nécessaire. Ce simple geste de prévention peut vous éviter quelques mésaventures !

2. Les supports utiles pour vous permettre de gagner du temps

• Liste d’appels à distribuer à tous les encadrants
• Un trombinoscope des enfants à distribuer à tous les encadrants
• Un plan du bus, du train, de l’avion ou du ferry pour identifier les place qui vous sont attribuées
• Liste des élèves et accompagnateurs par chambre
• Liste des numéros des chambres des accompagnateurs à distribuer à tous les élèves
• Liste des numéros à contacter en cas d’urgence
• L’emploi du temps du séjour

L’astuce : anticipez en amont la répartition des chambres vous permettra de gagner du temps sur place. Les participants pourront s’installer de manière autonome. Vous pourrez ainsi vous consacrer aux exigences de l’instant !

3. Les indispensables de votre sortie pédagogique

• Moyen de paiement
• Guide de voyage, cartes ou GPS
• Nécessaire à pharmacie
• Nécessaire à couture
• Chargeur et batterie de secours
• Adaptateur
• Lampe de poche
• Appareil photo
• Sacs plastiques
• De quoi noter, carnet et stylos ou crayon
• Téléphone portable de l’établissement

Cas particulier pour les bagages : étiquettes de bagages

Pensez à vérifier auprès de la compagnie de transport le nombre de bagages autorisés, leurs dimensions, les limites de poids autorisés, etc. Vérifiez que les élèves n’emporte pas avec vous des objets ou substances interdites.

Ces informations seront disponibles sur le site de votre compagnie de transport.

4. Pour un voyage scolaire à l'étranger

Si vous souhaitez organiser un séjour linguistique à l’étranger par exemple, il y a certains documents administratifs à ne pas oublier :

• Les cartes européennes d’assurance maladie de tous les participants
• Les autorisations de sortie de territoire et la copie de la carte d’identité du tuteur légal de l’enfant qui a signé l’autorisation de sortie
• Une fiche par élève sur laquelle vous renseignerez nom, prénom, numéro de téléphone de l’organisateur, adresse, numéro de téléphone et nom du lieu d’hébergement, numéro d’un accompagnant
• Option international activée pour les appels émis depuis le lieu du séjour ou à destination

Pour vous aider à réaliser votre voyage scolaire, n’hésitez pas lire notre article sur comment bien préparer votre voyage scolaire.

Bon séjour !