Vous êtes une association de parents d’élèves, enseignant, une coopérative scolaire, ou encore une association sportive affiliée à l’Union Sportive des Ecoles Primaires (USEP) et vous souhaitez organiser une kermesse ? Vous souhaitez récolter des fonds pour un projet particulier, un voyage scolaire, une sortie au zoo, une initiation sportive ?
Vous avez raison, la kermesse est un levier important lorsqu’il s’agit de récolter des fonds pour financer des projets éducatifs ou pédagogiques. Elle vous permet de fédérer équipes pédagogiques, familles, enfants et adhérents autour d’un même projet sous le signe de la fête. C’est aussi l’occasion de faire connaissance et de construire de nouveaux souvenirs ensemble.
Organiser une kermesse n’est pas très difficile, néanmoins il y a quelques astuces à connaître. Dans cet article consacré à ce sujet vous trouverez toutes les réponses à vos questions !
Quelles sont les procédures à suivre pour organiser une kermesse avec votre école ?
Pour votre kermesse, vous prévoyez sans doute d’utiliser les locaux de l’école ou des équipements sportifs et matériels communaux ? Sachez qu’en dehors des temps ou périodes scolaires le code de l’éducation indique la marche à suivre.
L’article L. 212-15 précise que les activités que vous souhaitez mettre en place doivent être “compatibles avec la nature des installations, l’aménagement des locaux et le fonctionnement normal du service”. Vos activités devront aussi respecter les principes de laïcité et de neutralité.
Demander l’autorisation au chef d’établissement pour organiser votre kermesse
Toujours d’après le code de l’éducation, pour organiser votre kermesse, il ne suffit pas de demander, il faut obtenir l’autorisation de votre chef d’établissement ;-) Pour cela formulez votre demande auprès du directeur académique des services de l’éducation nationale (DASEN). Votre lettre d’information doit préciser les lieux où vont se dérouler votre manifestation, les activités que vous souhaitez mettre en place, les mesures de sécurité prévues, le nombre de personnes attendues, et toutes autres informations pertinentes à préciser.
Élaborer une convention entre l’association, l’école et la commune
Afin d’organiser votre kermesse au mieux, une convention doit être établie entre le représentant de l’association, l’école et votre commune. Pas de panique, les services municipaux sont coutumiers de ces procédures. Cette convention précisera tous les points qu’il revient aux trois parties de prendre en charge ainsi que leurs responsabilités.
Cette convention vous donnera l’autorisation d’utiliser les locaux et matériels communaux si besoin. Par exemple le prêt de matériels tel que des barnums, tables, chaises, sonorisation, est généralement assuré par la commune.
Cette convention précisera également vos obligations relatives à l’application des règles de sécurité ainsi que la prise en charge des responsabilités. Il est important d’anticiper les dommages éventuels et leur réparation par le biais de cette convention.
Listing des informations à transmettre à la mairie
Pour déclarer votre manifestation à la Mairie, votre déclaration doit préciser :
- Le nom et les coordonnées du représentant de l’organisateur ou de l’association organisatrice
- La nature de la manifestation (kermesse, etc)
- La date, l’heure et le lieu de la manifestation
- La capacité d’accueil du lieu
- Le nombre de personnes qui participent à l’organisation de la manifestation
- Le nombre de personnes attendues
- L’ensemble de votre programme de service d’ordre et de sécurité prévu
Sachez qu’en dehors d’une convention et en dehors de la responsabilité d’un tiers, la commune est responsable des dommages éventuels.
Bon à savoir : Afin de pouvoir donner son accord concernant l’utilisation des locaux en dehors des périodes d’enseignement, la mairie doit consulter le conseil d’école pour les écoles du premier degré ou le conseil d’administration pour les niveaux supérieurs et structures périscolaires.
Dernières démarches administratives à ne pas oublier
Pour votre kermesse, vous souhaitez sans doute proposer un service de restauration et de boissons non alcoolisées de type buvette, bar à limonade, food truck et autre points chauds !
Pour cela assurez-vous d’obtenir votre autorisation d’ouverture de débit de boisson temporaire. Cette demande d’autorisation doit être formulée auprès du maire de votre commune au moins 15 jours avant la date de votre kermesse.
De plus, si vous prévoyez une animation musicale, il vous faudra également déclarer votre manifestation auprès de la SACEM pour toute diffusion de musique. Vous trouverez le lien de redirection vers le site de la SACEM à la fin de cet article.
Si vous prévoyez d’accueillir plus de 1 500 personnes sur votre kermesse, vous devrez faire appel à un service de sécurité et un service de secours. Pour cela, rapprochez-vous de la police municipale, gendarmerie ou commissariat de police de votre secteur. Concernant le service de secours, adressez-vous à l’antenne locale de la Croix-Rouge.
Par mesure de prévention, nous vous conseillons également de prévenir les pompiers de votre secteur. Ils pourront s’assurer de la facilité d’accès au site en cas de besoin. Cette petite prévention peut faire gagner un temps précieux en cas de gros pépin…
Comment vous procurer des lots originaux pour votre Kermesse ?
Vous avez plusieurs possibilités pour constituer vos lots de kermesse. Votre seule limite sera votre imagination ;-)
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Demandez la participation des enfants
Pour composer les lots à gagner de votre kermesse vous pouvez aussi demander aux enfants de participer. Pourquoi ne pas organiser une collecte de jouets quelques semaines avant votre événement ? Vous pourrez composer vos lots de kermesse avec les jouets que les enfants ne souhaitent plus utiliser. Il n’est pas question de récupérer tous les jouets cassés du village bien entendu ;-). Cette démarche est éco-responsable et initie aux valeurs du don et du partage.
Comment financer votre kermesse ?
L'organisation d’une kermesse demande de l’investissement humain mais aussi financier. Vous participez certainement aux financements de nombreux projets et la notion de bénéfices ne vous est pas étrangère. Il est donc impératif pour vous de récolter de l’argent et il n’y a pas de raison que vous ne preniez pas plaisir à organiser vos collectes de fonds. Pour vous aider à financer vos projets de nombreuses solutions s'offrent à vous. Nous vous proposons la plus sereine et la plus rapide à mettre en place.
La vente d’objets ultra tendance !
A La Souris Verte nous vous proposons une solution simple et rapide à mettre en place. Grâce aux ventes solidaires d’objets tendances et originaux vous êtes certains de lever des fonds rapidement et sans risque pour vos projets.
Une opération sans risque oui, mais pourquoi ?
Pas de panique, avec La Souris Verte, ne payez que ce que vous vendez. Oui oui, nous vous proposons de payer votre commande de produits sous 60 jours. Ainsi vous pouvez commander et recevoir vos produits, organiser votre action de vente, récolter les fonds et ne payer la différence qu’au terme de votre action. Malin !
Encore plus malin, si vous n’avez pas vendu la totalité de votre commande, nous reprenons vos invendus jusqu’à 30% de la quantité totale de votre commande ! Autrement dit, si vous commandez 100 lunch bags et qu’il vous en reste 30 à la fin de votre opération, nous les reprenons tous ;-) Mais soyez rassurés, ça n’arrive pas tous les jours à la Souris Verte.
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Une opération Lunch Bags pour financer votre kermesse !
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Le lunch bag, une opération économique et écologique !
Nos lunch bags plaisent autant aux petits qu’aux grands, ils sont très pratiques avec leur anse réglable, ne contiennent pas d'aluminium pour préserver la santé de tous et sont conçus à partir de bouteilles d’eau en plastique recyclées pour préserver notre planète. Comment y résister ?
Une vente solidaire de chocolats
Financez votre kermesse en mettant en place une vente solidaire de chocolats. C’est très simple à mettre en place. Vous commandez autant de kits chocolats que vous avez de participants, vous faites passer les kits de vente dans les familles et auprès de vos adhérents. Vous récupérez l’ensemble des bons de commande individuels transmis par chaque participant ainsi que les fonds, puis vous passez commande directement sur notre site internet {{widget type="catalog/category_widget_link" anchor_text="rubrique Chocolats" title="Pensez aussi à la vente de chocolats pour vos collectes de fonds !" template="catalog/category/widget/link/link_block.phtml" id_path="category/180"}}.
Parce que vous méritez le meilleur, nous nous sommes entourés d’un maître artisan chocolatier, Frédéric Joseph qui a accepté avec grand plaisir de s’associer avec nous dans cette belle aventure qu’est la vôtre. Dès maintenant, vous pouvez proposer des chocolats uniques au caractère inimitable à prix imbattables pour financer vos projets !
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